マネジメント

人材育成のコツ① 納期を守れない人は、計画に価値を感じない人

 決められた納期を守る、やるべき仕事を確実にこなす、という、いわゆるタスク管理は、社会人なら当然できなくてはいけないことです。けれども実際には、その当たり前のことがスムーズにできない人がいます。

 実は、こういう人の多くは、自分自身も「納期は守れない」「仕事をこなせない」という自覚は持っているようです。ただ、その自覚があることはむしろマイナスに働きがちで、「できるかもしれない」という可能性をなかなかイメージすることができません。

 なぜ、そのような思考になるのかと言えば、彼らが「計画的に物事を進める」ことに全く価値を置いていないから。どういう手順で進行していくかを考えることは、納期を守ったり、与えられた仕事を確実にこなすために、欠かせない作業ですから、納期を守れない、仕事をこなせない原因はまさしくそこにあります。

 計画性というのは、一種の習慣です。ですから、それが習慣として身に付いていない人にとっては、「目的を達成するためにまずは計画を立てる」という行為が決して当たり前のことではないのです。

 幼児は、未来のことをすべて「明日」と言ったり、過去のことは数週間前であっても数年前でもすべてが「昨日」だったりします。また、小学校低学年くらいの子は、例えば、学校に行く時間が5分後に迫っていても、準備ができていないことに慌てることはあまりありません。なぜそのようなことが起こるかと言えば、時間の感覚が未熟だからにほかなりません。そんな子どもたちに何か目的を達成させるためには、いつ、何をするか、を明確に示してあげることが大切です。

 例えば「8時に学校に行く」という目的のためには、

1.7時に起きる

2.7時15分に朝食を食べる

3.7時40分に歯を磨く

4.7時50分に服を着替える

 といったミッションを一つひとつクリアするという経験を積ませるのです。「やるべきことをクリアすれば目的が達成できる」という前向きな経験を積むうちに、時間までにこれを仕上げるには、その前にAとBとCを順番にやっておかないといけないな、という感覚が育ち、時間を逆算すること、つまり計画性の習慣も自然と身に付いていきます。

人材育成のコツ② スケジュール帳の活用で「計画性」を育てる

 大人の場合も、「計画性」の習慣が身に付いていないのであれば、何よりもまず、ある目的のために、いつ、何をするか、を考えるトレーニングが必要です。そのために、効果的な指導法は、スケジュール帳の活用の仕方を教えることだと思います。

 ただ予定を書き込むだけでなく、「自分がやらなくてはいけないことの構造」「いつ、何をするべきか」「自分がどこまでやれているか」がすべてスケジュール帳の中で、可視化されるよう指導してください。 つまり、

1.納期までに何をやるべきかを書き出す

2.毎日の時間軸の横に、何をやるかを書き込む

3.その実行の可否のチェックする

 という作業を徹底させるのです。「計画性」に欠ける人は、書いたらそれで満足してしまうケースも多いので、毎日内容を見直すよう助言し、定期的にその内容をチェックし、仕事の進行具合も丁寧に確認しましょう。これが徹底されれば、おのずと結果も伴ってくるはずです。そうして得た達成感の積み重ねがあってこそ、「計画的に物事を進める」ことの価値を実感できるようになるのです。

 「計画性」の習慣をそれなりに身に付けている人であっても、社会人になって与えられるタスクの量や責任は学生の時の比ではありません。実は私自身も、幼稚園の先生の仕事を始めてしばらくは、膨大な仕事量をただ後追いしているだけで、うまくことが進まないとパニックに陥るということの繰り返しで、その状況に大きなストレスを抱えていました。そんな時に、スケジュール帳の活用を指導してもらったことで、仕事をうまく整理する術が身に付いたように思います。

 仕事がステップアップすれば、タスクも増える一方なのですから、しっかりとしたタスク管理能力の育成は、新人研修のひとつにぜひ組み込んでいただきたいテーマです。その指導を怠っているのに、「できない」ことを責めても、できない人をパニックに陥れるだけ。できないことを怒り続けるだけでは社員の成長はあり得ないことを、経営者の方にはぜひ肝に銘じていただきたいですね。

「新人研修の大きなテーマにタスク管理能力育成を」

 

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