マネジメント

税務調査時の「資料の扱い」について

 税務調査でよく見られる光景ですが、税務調査官から「内容を詳しく確認したいので、帳簿資料を預からせてください」と言われることがあります。法律上、「調査に必要があるとき」には、税務署は会社の帳簿資料などを預かることができる、とされていますが、筆者は積極的に協力すべきではない、と考えています。

 帳簿資料を預けると税務調査官に何をされるかわかりませんし、仮にその内容を深く検討したいのであれば、資料をすべてコピーさせれば足りる話です。税務署に資料を持参し、その場で全部コピーするよう申し出れば、税務署としては断われないでしょうから、帳簿資料を預ける必然性は、基本的にはありません。

 国税庁の見解は、「帳簿書類等を預かって税務署内で調査を継続したほうが、調査を円滑に実施する観点や納税者の方の負担軽減の観点から望ましいと考えられる場合」という、かなり特殊なケースに預かるとしていますので、基本的には断っても問題はないと考えられます。仮にしつこく求められれば、コピーは許可するのに、何をもって税務調査官に「調査を円滑に実施する観点」があるのか、確認すれば足りるでしょう。

 その他、税務署の処理上も、帳簿資料を預かる場合の手続きは極めて稚拙と言わざるを得ません。税務調査官から百数十枚に及ぶ領収書や請求書を預かりたいと言われた時の話です。税務調査先から帳簿資料を預かる場合、後日トラブルにならないよう、税務調査官はどの資料をいくつ預かるか、目録を作った上で相手の了解を得る、という手続きが必要とされています。百数十枚にも及ぶ請求書や領収書ですから、手作業では枚数のカウントミスが生ずる話にもなります。事実、この税務調査官は枚数のカウントを間違えてしまいましたが、このようなやり方では当然ながら「預かった、預かっていない」というトラブルが発生するに決まっています。資料の内容や名称、そして枚数は税務調査先ごとに異なっているわけですから、自動化も難しいでしょう。

 ところで、この帳簿資料の預かりに関連して、近年問題となっているのは、電子データをUSBで預かる、という税務調査です。電子データで作成した請求書なども、税額計算の根拠となるのであれば、その確認は何ら問題ありません。しかし、パソコンを調査官に触れさせてUSBにデータを保存するよう指示したところ、勝手にファイル復元ソフトをインストールしようとしたり、私的な内容が多い電子メールの内容を確認しようとしたりと、税務調査の権限を逸脱した税務調査が行われた、というトラブルを耳にしました。電子データを保存するという名目で、悪名高い「現物確認調査」(経営者の机の中や金庫など、納税者の私物を確認しようとする調査)が行われた、というわけです。

 これに対する国税庁の見解は、電子データで作成されたものは、「その内容をディスプレイの画面上で調査担当者が確認し得る状態にして示す」とともに、「通常は、電磁的記録を調査担当者が確認し得る状態でプリントアウトしたものを渡す」ことで基本的には足りるとしています。このため、パソコンを見せないわけにはいきませんが、税務調査官自身に操作させる必要はなく、かつ通常はデータを出力して渡せば足りることになります。

 次に、電子データをUSBで提出する場合についてですが、国税庁の見解としては、「電磁的記録そのものを提出いただく必要がある場合には、調査担当者が持参した電磁的記録媒体への記録の保存(コピー)をお願いする場合もありますので、ご協力をお願いします」とされています。つまり、USBによる保存は、あくまでも自発的な協力の範囲の問題なのです。通常はプリントアウトしたものを渡せば問題ないので、よほどのことがない限り、USBの保存は拒否しても問題はないと考えられます。

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