マネジメント

 ビジネスツールとしてすっかり定着したメールですが、一般化するにつれ「社内メールの私的利用」が問題となっています。多くの企業では、履歴の保存やモニタリング等の対策が講じられているようです。しかし、メールの内容を監視されるというのは、従業員にとって気分のいいものではありません。最近ではプライバシー侵害を理由とする訴訟なども提起されています。今回は、社内メールの管理方法について解説します。

私用メールがもたらす問題

 もし電子メールの私的利用が無制限に認められるとなると、さまざまな弊害が想定されます。私用メールによる誹謗中傷問題をめぐって訴訟に至ったケースで、東京地裁が私用メールのもたらす弊害について以下のように判示しています。

 「私用メールは、送信者が文書を考え作成し送信することにより、送信者がその間職務専念義務に違反し、かつ、私用で会社の施設を私用するという企業秩序違反行為を行うことになることはもちろん、受信者に私用メールを読ませることにより受信者の就労を阻害することにもなる」

 このように、私用メールは送信者だけでなく受信者の就労を阻害する要因にもなることから、多くの場合、企業にとっては弊害となるでしょう。さらに、従業員間での誹謗中傷等が行われてしまうと、業務効率の低下や、離職率の増加など、さまざまな二次的被害を招きかねません。こうした二次的被害を防ぐためにも、企業としては電子メールの私的利用に規制をかける必要があるといえるのです。

 では、どのような規制をかければよいのでしょうか。多くの企業が採用する(1)送受信履歴の保存・閲覧と(2)利用状況のモニタリングについて、ケースごとに見てみましょう。

(1)送受信履歴の保存・閲覧

 この方法については、東京地裁の判示が参考になります。事案の概要は、会社内でのメールによる誹謗中傷が問題となったことから、会社が従業員の送受信履歴の調査を行ったところ、その調査が従業員の許可なくされていたことから、従業員がプライバシー侵害を理由に会社を訴えたというものです。東京地裁は、送受信履歴の保存・閲覧について概ね次のように述べています。

(1)会社が行った調査は、業務に必要な情報を保存する目的で会社が所有し管理するファイルサーバー上のデータの調査であり、かつ、このような場所は、会社に持ち込まれた私物を保管させるために貸与されるロッカー等のスペースとは異なり、業務に何等かの関連を有する情報が保存されている。

(2)ファイルの内容を含めて調査の必要が存する以上、その調査が従業員のプライバシーを侵害した違法な行為であるとはいえない。

(3)事前の継続的な監視とは異なり、既に送受信されたメールを特定の目的で事後に調査するものであることからすると、不当なこととは言えない。

重要なポイントは傍線部のとおりです。特に(2)の「ファイルの内容を含めて調査の必要が存する」かどうかという点は、会社の責任の有無を分ける大きなポイントとなります。

(2)利用状況のモニタリング

 この方法は「送受信履歴の保存・閲覧」よりも管理監督しやすい方法ですが、閲覧される従業員のプライバシーにはより慎重な配慮が必要です。「送受信履歴の保存・閲覧」と同じく、「内容監視の必要性」が必要不可欠であることはもとより、手続的な配慮も必要となります。前述の事件とは別事件の東京地裁の判示が参考になります。

 「監視する職務上の合理的必要性が全くないのに専ら個人的な好奇心等から監視した場合あるいは社内の管理部署その他の社内の第三者に対して監視の事実を秘匿したまま個人の恣意に基づく手段方法により監視した場合など、……プライバシー権の侵害となる。(中略)当初、独自に自己の端末から……電子メールを閲読したその方法は相当とはいえないが、3月6日以降は、担当部署に依頼して監視を続けており、全く個人的に監視行為を続けたわけでもない」

 この東京地裁の判示を前提とすれば、モニタリング業務については、原則としてネットワークシステム管理などの担当部署に依頼すべきでしょう。もし仮に、自分の端末から直接監視できるようにする場合でも、担当部署の手続を経ることによって「個人的・恣意的な監視行為ではないこと」を確実に裏付けることが必要です。

 最近ではクラウド型ビジネスフォンなどの新しいビジネスツールが登場しつつあります。こうした新しいビジネスツールに対応するためには、まずは先例の枠組みをしっかりと把握しておくことが大切です。そのためにも、あらためて社内メールの管理体制が整っているか、今一度確認することをお勧めします。

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