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領収書の電子化で不正経費は防げるか

ニュースレポート

電子帳簿保存法の改正で、スマートフォンによる領収書撮影が認められることになる。領収書電子化拡大の契機となり、経費精算システムの導入も進むと見られる。電子化とシステムの導入は、企業活動効率化と同時に経費の不正使用の予防策として期待される。文=本誌/村田晋一郎

表計算ソフトは不正経費を発生しやすい

 「(不正使用を)予防するシステムがあれば、『でき心』を防ぐことができたと思う」

 舛添要一・東京都知事の政治資金の不正使用問題に言及し、三村真宗・コンカー社長は記者会見でこう語った。

 コンカーは企業向け業務SaaSベンダーで世界2位の規模にある米Concur Technologiesの日本法人。出張管理・経費精算のクラウドサービスを提供している。

 現在、日本企業の経営課題の一つは、間接部門の構造改革である。間接費の高さから外国企業に比べ利益率が低く、またホワイトカラーの労働生産性の低さが指摘されている。さらに昨今のコンプライアンス意識の高まりから、経費の不正使用が明るみに出ることは、企業にとって大きなリスクとなっている。経費不正使用は今回の舛添知事や昨年明るみになった野々村竜太郎・元兵庫県会議員の一件など、何かと政治家や公務員の不祥事として注目されやすいが、企業においても起こり得ることだ。経費精算にかかわる人間のモラルが企業に多大な損害を与える危険性があり、こうした金の流れに一般従業員が関与すること自体が問題となってくる。

 今回、コンカーは「サラリーマンの経費精算に関する実態調査」を実施した。そこで経費の不正使用については、回答者の24%が経費の不正使用の経験があると答えた。年齢別では、20代と60代が少なく、30代が最も多い結果となった。仕事に慣れて職場での存在感が高まる30代が不正を起こしやすい潜在的リスクがあり、40~60代と責任ある立場になるほどリスクが低くなるという。

 また、経費精算のツールとしては、経費精算システム、表計算ソフト、手書きに大別されるが、調査によると、表計算ソフトを用いる場合が最も不正発生率が高く、システムの2倍の比率になった。冒頭の三村社長の発言は、この結果を受けてのもの。表計算ソフトを使用するとコピー&ペーストで「偽造」が容易なため、不正が発生しやすい。経費精算システムでも不正が発生するケースもあるが、経費の内訳を自動でチェックする機能を設け、事前に不正ができない仕組みを導入していれば、不祥事の発生を防げるという。

領収書の電子化と生涯人件費の削減とは

 現在、コンカーが注力しているのが領収書電子化の規制緩和への対応だ。領収書をはじめとする税務関係書類の電子化は世界的な流れであり、日本でも徐々に、規制緩和が進んでいる。

 昨年9月29日以前は、3万円未満の領収書のみ電子化が可能だったが、規制緩和により昨年9月30日以降、金額にかかわらずすべて電子化が可能となっている。ただし、仕様を満たした「原稿台付スキャナー」の利用が必須となる。今年3月31日の官報における財務省令で、電子帳簿保存法の規制緩和が公示されており、今年9月30日施行の改正法では、スキャナーに加えスマートフォンやデジタルカメラなどのデジタルデバイスでの利用が可能になる。適用するスマホやデジカメは仕様を満たすものに限られるが、電子化が一気に簡素化されることになる。

 領収書の電子化では領収書画像の改ざん防止のため、認定業者のタイムスタンプを付与しているが、今度のスマホによる電子化では正当性担保のため、一連のフローを短縮。領収書受領から、領収書の撮影、システムへの画像アップロード、タイムスタンプ付与までを3日間で行うこととしている。また、社内での領収書画像の使いまわし防止のため、スマホによる電子化の場合は、領収書に受領者本人が自署した上で、領収書を撮影することになる。

 スマホによる領収書電子化で期待されるのは、業務の効率化だ。先の実態調査によると、サラリーマンが一生のうちに経費精算に費やす時間は平均で52日、月額10万円を超える経費支出をする場合は100日を浪費する。これを人件費に換算すると、1人当たり144万円、月額10万円以上経費支出する場合は279万円のコストが発生することになるという。

 経費精算申請に要する作業時間は月平均48分で、その内訳は入力作業15・5分、運賃確認10・8分、予定表との突合10・3分、糊付け11・5分となる。コンカーの試算では、入力作業や運賃確認などは、現状で交通系ICカードと経費精算クラウドを組み合わせることで半減できる。そして今回のスマホ対応で糊付け時間が100%削減されるため、電子化で従来の83%の時間削減が可能になるという。

 これにより、経費精算の生涯時間は52日から8・8日へ、生涯人件費144万円から24万円へ削減できることになる。

 こうした費用削減効果と手順の簡便さから、今回の規制緩和への企業の関心は高いようだ。三村社長によると、「前回の規制緩和の時よりもクライアントの適用意欲は高く、既存クライアントの7割が適用の準備を進めている」という。

 領収書電子化の拡大により、経費精算システムの導入がさらに進むことになる。そうなれば、企業活動が効率化すると同時に、経費に関する不祥事も減ることが期待される。

 
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